Inspectierapporten digitaal opstellen

Eigen inspectieformulieren voor elk type keuring

Elk soort inspectie heeft zijn eigen rapport. Bij Velisoft stel je per rapporttype zelf in welke velden meegaan. De inspectiepunten zelf bouw je op in categorieën, met per punt het invoertype dat erbij hoort: ja/nee/n.v.t., een getal met eenheid, een keuzelijst of een vrij tekstveld. Je kunt per punt een toelichting vragen en een foto verplicht stellen, zodat een rapport niet gereed gemeld kan worden zonder bewijsmateriaal. Zo werkt dezelfde software voor een technische keuring, een veiligheidsinspectie en een periodieke controle, zonder dat je voor elk type een apart programma nodig hebt.

Foto's, meetwaarden en bevindingen vanaf de telefoon

Foto's maak je rechtstreeks vanuit de app en koppel je aan het inspectiepunt waar ze bij horen, niet als losse bijlage onderaan het rapport, maar op de plek waar de lezer ze verwacht. Langere bevindingen kunnen ingesproken worden en worden automatisch omgezet naar tekst, zodat een inspecteur met vieze handen of op een lawaaiige locatie toch een volwaardige omschrijving vastlegt. Alles wat wordt ingevuld, is meteen zichtbaar voor de binnendienst; die hoeft niet te wachten tot de bus 's avonds terug is.

Goedkeuring, afkeur en een actieplan dat wordt opgevolgd

Een inspectierapport eindigt met een oordeel: goedgekeurd of afgekeurd, vastgelegd met wie het oordeel gaf en wanneer. Bij afkeur registreer je de reden en de voorgestelde oplossing, en leg je in het actieplan vast welke herstelacties nodig zijn, wie daarvoor verantwoordelijk is, wanneer het gereed moet zijn en wanneer het daadwerkelijk is afgerond. Daarmee is het rapport geen eindpunt maar een werklijst: openstaande punten blijven zichtbaar tot ze zijn afgehandeld.

Automatisch een PDF-rapport naar de klant

Zodra het rapport gereed is, genereert het een inspectierapport als PDF in de huisstijl van je bedrijf, met een eigen briefhoofd per rapporttype en per bedrijf als je met meerdere handelsnamen werkt. Verzenden gaat rechtstreeks vanuit het systeem, met een standaard begeleidende e-mailtekst die je vooraf instelt en die desgewenst in de taal van de klant wordt gekozen. Het systeem houdt bij wanneer het rapport is verstuurd, naar welk e-mailadres en door wie, zodat je later kunt aantonen dat de klant het rapport heeft ontvangen. Losse documenten van derden kun je meesturen door ze aan het rapport toe te voegen.

Gekoppeld aan planning, project en materieel

Inspectierapporten staan niet op zichzelf. Ze hangen aan de opdracht en de planning, waardoor een inspecteur zijn rapport rechtstreeks vanuit zijn dagplanning start en de gewerkte uren in dezelfde handeling wegschrijft. Betreft de inspectie een machine of installatie uit je materieelbeheer, dan wordt de uitgevoerde controle ook daar als onderhoudsregistratie vastgelegd. Zo bouw je vanzelf een compleet dossier op per klant, per project en per object.

Alle inspectierapporten terugvinden in één overzicht

Alle rapporten komen samen in één overzicht, te filteren op status, rapporttype en periode en volledig doorzoekbaar. Je ziet in één oogopslag welke rapporten nog niet gereed zijn, welke wachten op verzending en welke zijn afgehandeld. Een afgerond rapport wordt vergrendeld zodat er niets meer aan verandert, en van elke aanpassing wordt bijgehouden wie hem heeft gedaan. Exporteren naar Excel of PDF kan altijd, en met rechten per gebruiker bepaal je wie rapporten mag opstellen, goedkeuren en versturen.

Door korte lijnen en onze expertise kunnen we snel en effectief de juiste oplossing bieden.
Neem gerust contact op te zien wat wij voor je kunnen doen.